Perkembangan dunia sistem informasi terus mengalami perubahan setiap saat dengan mengikuti kebutuhan kerja manusia yang kompleks. Salah satu contoh sistem informasi yang terus berkembang untuk membantu dalam kebutuhan transaksi penjualan bisnis adalah Point of Sales. Fungsi dari sistem informasi tersebut tidak hanya sekedar memproses transaksi penjualan saja, melainkan sebagai bagian terpenting dalam operasional sebuah usaha.
Tidak terbayangkan, jika bisnis ritel yang tengah berkembang pesat dengan ribuan produk harus dikelola secara manual.
Selain rawan terjadinya kesalahan pencatatan juga laporan, tentu akan menghabiskan banyak waktu, tenaga maupun biaya guna merampungkan seluruh pekerjaan.
Pengertian Point of Sales (POS)
Aplikasi point of sales atau lebih dikenal dengan sistem kasir, merupakan aplikasi pendukung untuk membantu mengeola transaksi penjualan suatu usaha, biasanya digunakan dalam bisnis retail atau grosir.
Biasanya, untuk versi konvensional masih dilengkapi dengan cash drawer sebagai proses pengelolaan registrasi dalam penjualan produk atau barang. Point of Sales sendiri saat ini sudah banyak diaplikasikan pada berbagai jenis usaha, meliputi toko kedai, restoran, barbershop, hingga laundry.
Perbedaan POS modern dengan versi konvensional terletak pada penggunaan perangkat teknologi berbasis Android atau iOS dengan sistem pendukung keputusan yang jauh lebih advanced. Ada juga yang menggunakan perangkat khusus, dengan sebutan sebagai terminal dengan konektivitas menggunakan printer bluetooth secara wireless.
Fungsi dan Manfaat Point of Sales
Banyak sekali manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan Point of Sales bagi manajemen transaksi penjualan suatu produk, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Mempermudah Proses Pemesanan
Saat ini, banyak sekali toko atau tempat usaha yang menggunakan tablet atau smartphone sebagai alat bantu untuk proses pemesanan produk. Nah, sistem tersebut masuk ke dalam Point of Sales dengan segala kemudahan dalam setiap fitur dan menu yang ditampilkan.
Hal tersebut berdampak pada mudahnya dalam memilih, membayar, atau menambah pesanan tanpa perlu kita memanggil pramusaji secara langsung. Hanya dengan mengakses aplikasi POS, maka makanan tersebut akan datang sesuai dengan permintaan customer atau pelanggan.
2. Terciptanya Fleksibilitas yang Baik
Dengan hadirnya POS, maka sistem pembayaran tidak hanya berfokus pada satu metode saja. Melainkan dapat dilakukan baik secara tunai, non tunai, maupun menggunakan kartu debit atau kredit.
Dengan kalkulasi atau perhitungan secara otomatis, maka kasir tidak perlu menghitung secara manual terkait uang pengembalian. Sehingga, dapat mempercepat proses pembelian (transaksi) dan terhindar dari antrian yang berkepanjangan.
3. Proses Transaksi Menjadi Lebih Terstruktur
Keuntungan yang terakhir, segala proses transaksi mulai dari tahap pembukuan, penyusunan laporan, dan manajemen inventory atau stok barang dapat terakomodasi dengan baik melalui aplikasi.
Jadi, anda hanya perlu mengatur dan mengakses aplikasi melalui perangkat komputer secara online. Selain itu, POS juga dapat mencetak kwitansi atau struk pembelian bagi pelanggan dengan cepat dan akurat.
Pentingnya Sistem Point of Sales
Seberapa penting, sih, sistem POS dalam penjualan? Apakah tanpa adanya POS sistem transaksi akan lumpuh? Jika kamu masih menggunakan sistem tradisional dalam proses jual beli, tanpa menggunakan POS mungkin masih bisa berjalan.
Namun, sistem operasionalmu tidak akan efektif kalau kamu tidak ikut berkembang seiring berkembangnya era digital ini. Apalagi jika tokomu semakin besar dan semakin banyak jumlah barangnya.
Bayangkan saja, tanpa bantuan sistem POS kamu masih mencatat secara manual mulai dari stok, report, sampai catatan transaksi per harinya. Yakin semuanya akan terlaksana dalam waktu cepat? Sepertinya tidak.
Di sinilah pentingnya sistem POS yang akan menyingkat waktu para pemilik usaha dalam bekerja. Apa saja keuntungan dari sistem POS?
- Menyimpan harga barang
- Mencatat pendapatan, pengeluaran, dan laba
- Mencatat secara otomatis barang yang masuk dan keluar
- Menghemat budget dalam merekrut tim khusus karena dengan adanya sistem POS dapat dikerjakan sendiri
Cloud POS vs Tradisional POS
Semakin canggih teknologi, sistem POS pun akhirnya memiliki fitur cloud alias terhubung dengan internet. Cloud ini juga bisa diasosiasikan dengan penyimpanan data dalam bentuk digital dan yang pastinya aman.
Fungsi untuk melakukan back up data dari hard disk internal komputermu. Dengan adanya cloud yang terhubung dengan internet, sistem POS dapat diakses di mana saja, kapan saja, dan juga tak khawatir akan keamanan data.
Dilansir dari Forbes, berdasarkan data Hospitality Technology’s 2018 Point of Sales (POS) Software Trends Report, sejumlah 61% merchants ingin menggunakan sistem POS berbasis cloud.
1. Akses Data
Tradisional: Data pada hard disk tradisional hanya bisa diakses saat itu juga dan harus diakses di tempat kerja. Artinya akses data hanya terbatas pada satu alat saja.
Cloud: POS yang berbasis cloud biasanya menggunakan aplikasi. Siapa pun yang ingin mengaksesnya hanya membutuhkan smartphone dan juga akses akun (username dan password) yang digunakan.
Tanpa harus datang ke tempat kerja, pemilik bisnis dapat mengedit serta mengontrol usahanya secara remote, dari mana saja.
2. Risiko Kehilangan Data
Tradisional: Karena data tersimpan hanya di satu alat saja dan tidak memiliki back up, sangat besar terjadinya risiko kehilangan data. Jika sistem bermasalah, data yang tersimpan di sana bisa sewaktu-waktu hilang.
Cloud: Risiko kehilangan dalam cloud POS pastinya ada. Akan tetapi, penjadwalan back up secara berkala akan meminimalisir kejadian tersebut.
Dengan adanya sistem back up dan restore, akan jadi lebih mudah buatmu jika data yang hilang ingin dikembalikan.
3. Biaya
Tradisional: Biasanya proses instalasi sebuah alat dan software akan membutuhkan teknisi dan akan membuat biaya menjadi mahal.
Belum lagi, biaya maintenance per bulan harus jadi pertimbangan penting bagi operasional bisnismu.
Cloud: Penggunaan EPOS (Electronic Point of Sales) biasanya berbasi aplikasi berbayar atau berlangganan yang dapat dibayarkan per tahun.
Alat yang dibutuhkan pun tidak perlu terlalu canggih. Asalkan compatible dengan aplikasinya, kamu sudah bisa meng-install POS pilihanmu.
APos, Aplikasi Point of Sales!
Salah satu produk unggulan dari Aok Sinergi, sebuah perusahaan teknologi asal Batam, adalah APos yang merupakan akronim dari Aok Point of Sales. Ini adalah aplikasi POS berbasis Cloud dengan segudang fitur-fitur penting untuk membantu managemen usaha penjualan anda. Terdapat laporan pendapatan yang dilengkapi laporan hutang dan history pelunasannya, memantau stok barang secara realtime, serta bisa membuat produk custom dari produk-produk yang ada, dll. Dapatkan kemudahan mengelola usaha anda sekarang melalui aplikasi APos dengan free trial hingga 30 hari!