ERP adalah singkatan dari Enterprise(perusahaan) Resource(sumber daya) Planning(perencanaan), yang secara umum merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan.

Dulunya, ERP adalah sistem yang lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise)namun sekarang juga telah populer di kalangan UKM.

Sejarah Software ERP

Istilah ERP diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Akan tetapi, konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Saat itu, konsep ini hanya di terapkan pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur.

Pengembang software membuat program untuk memantau inventaris, merekonsiliasi saldo, dan melaporkan status. Di tahun 1970-an, program ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.

Masuk ke periode 80-an, MRP di kembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya.

Di tahun-tahun ini, fungsi sistem beralih ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Di tahun inilah banyak perusahaan mulai menggunakan istilah ERP.

Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufaktur. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.

Industry Apa Saja yang Dapat Menggunakan ERP?

Meskipun sejarah awal pembuatan aplikasi ERP khusus untuk industri manufaktur, saat ini telah banyak berkembang ke berbagai sektor industri lainnya, diantaranya :

  • Jasa & Konsultasi seperti asuransi, teknologi, asuransi,  dll
  • Retail, Grosir dan Supermarket
  • Transportasi
  • Konstruksi, Proyek dan pembangunan infrastruktur
  • Makanan dan minuman
  • Pertambangan
  • Perkebunan
  • Kesehatan seperti rumah sakit dan manufaktur obat-obatan
  • Real estate

Setiap perusahaan atau organisasi tentunya mengelola karyawan, membeli produk atau jasa, menjual atau mendistribusikan sesuatu, dan mencatat keuangan. ERP memungkinkan perusahaan dari segala industri untuk mengintegrasikan dan mengelola seluruh fungsi dasar tersebut.

Keuntungan Menerapkan ERP

Menurut data statistik tahun lalu, ada sebanyak 81 persen perusahaan dalam proses penerapan aplikasi ERP atau telah berhasil mengimplementasikannya. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan Anda.

1. Mengoptimalkan Efisiensi

Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pemantauan kinerja sales, pembuatan dokumen-dokumen bisnis, pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis. Dengan berkurangnya pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim akuntansi dapat membuat laporan yang terkait dengan sales tanpa harus bergantung pada manajer penjualan.

ERP adalah penyedia akses data yang cepat bagi manajer dan pemangku kepentingan di perusahaan. Decision maker dapat memantau indikator kinerja utama di seluruh perusahaan hanya melalui dasbor. Seluruh data yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara real time.

2.  Meningkatkan Kolaborasi

Kolaborasi antar-departemen merupakan bagian yang krusial dan sering diperlukan dalam bisnis. Software ERP adalah peruntuh dinding-dinding pembatas antara departemen. Dengan data yang dimasukkan ke dalam ERP system yang terpusat dan konsisten, satu departemen dapat mengakses data dari departemen yang lain.

3. Menghemat Biaya Operasional

Aplikasi ERP juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional. Karena sebagian besar aktivitas operasional diotomatiskan, maka berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik.

4. Pembentukan Standarisasi Prosedur

Sistem ERP didasarkan pada proses praktik Internasional terbaik yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya. Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak tergantung pada individu atau pekerja tertentu saja.

Jenis-Jenis Sistem ERP

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan dapat diperoleh melalui penginstalan di lokasi, solusi berbasis cloud, atau kombinasi keduanya.

Beberapa vendor menawarkan kedua metode penginstalan, atau bahkan penerapan hybrid, tetapi banyak vendor mulai memindahkan solusi mereka ke sistem berbasis cloud saja.

On-Premise ERP

Artinya sistem ERP langsung diinstall di server yang anda miliki dan anda bertanggung jawab untuk memelihara sistem ini.

ERP Berbasis Cloud

Sistem ERP berbasis Cloud atau juga disebut SaaS merupakan jenis ERP yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola data secara terpusat melalui koneksi internet. Vendor atau perusahaan ERP bertanggung jawab terhadap kelancaran sistem ini dan mengawasinya melalui backend. Penggunanya hanya memerlukan username dan password untuk dapat mengakses sistem dari browser.

Biaya investasi untuk Cloud ERP jauh lebih rendah di bandingkan dengan biaya investasi ERP konvensional. Akan tetapi, penggunanya di kenakan biaya overhead (biasanya per bulan) yang harus di bayarkan selama mereka menggunakan sistem tersebut. ERP system ini lebih populer di kalangan bisnis berskala kecil dan menengah. Kelebihan yang dimiliki Cloud ERP antara lain sebagai berikut:

  • Deployment yang Lebih Cepat

Tidak seperti on-premise ERP, Cloud ERP tidak memerlukan perangkat keras tambahan sehingga perusahaan tidak perlu membuang waktu untuk pengadaan dan pemasangan infrastruktur IT

  • Pembaruan & Peningkatan Sistem Secara Berkala

Sistem ERP berbasis Cloud terus di tingkatkan oleh penyedianya dan Anda dapat yakin bahwa selalu menggunakan sistem ERP dengan versi terbaru dan paling mutakhir. Sementara jika Anda menggunakan ERP system konvensional, maka update dan upgrade harus di lakukan dengan menghapus penyesuaian yang telah di gunakan sebelumnya.

  • Mobilitas Tingkat Tinggi

Solusi Cloud ERP memungkinkan Anda untuk mengawasi bisnis Anda di mana saja dan kapan saja. Karena ERP jenis ini berbasis website, maka penggunanya dapat mengakses sistem melalui browser yang di dukung. Anda tidak perlu datang ke kantor untuk melihat berbagai data yang Anda inginkan, sebab Anda bisa mengaksesnya dari telepon seluler atau tablet Anda.

Hybrid ERP

Hybrid ERP adalah kombinasi dari on-premise ERP dan Cloud ERP dan solusi ERP. Sistem ERP jenis ini berfungsi sebagai solusi logis bagi banyak perusahaan yang ingin meningkatkan sistem ERP konvensional mereka saat ini tanpa harus mengubahnya.

AokERP, Solusi ERP Berbasis Cloud

AokErp hadir menjadi salah satu solusi ERP system yang dibuat oleh perusahaan Aok Sinergi asal Batam yang dapat Anda gunakan untuk menunjang kinerja perusahaan dengan beragam modul untuk berbagai fungsi bisnis perusahaan, diantaranya : Sales, Purchasing, Inventory, CRM, dan Accounting. Dapatkan kemudahan mengelola fungsi bisnis Anda sekarang melalui aplikasi AokERP dengan free trial hingga 30 hari!